[Devonthink pro office] 데본씽크프로 자료수집 및 문서 정리 관리하기
- 키노트와 MAC
- 2012. 11. 18.
MAC을 쓰면서 가장 좋은점은 아주 편리하게, 너무나도 쉽게 데이터들을 관리할 수 있다는 점입니다.
음악은 아이튠즈로, 사진과 동영상은 아이포토로 관리하면 아주 깔끔하게 관리를 할 수 있습니다. 윈도우에서는 모든 데이터를 폴더 트리를 활용하여 때려박아넣어 따로 관리해야하는것과는 차별화됩니다. 이것은 맥킨토시를 쓰는 사람들이 꼭 활용했으면 하는 부분입니다. 윈도우즈에 적응되어 있는 퍼스널 유저가 처음 맥을 접하고나서는 맥의 데이터들을 윈도우즈처럼 폴더트리로 정리하고, 바탕화면에 엄청나게 많은 폴더를 나열하는 경우가 있는데, 여러가지 프로그램을 활용하면 제대로 활용할 수 있게 됩니다.
음악은 아이튠즈로 관리하면 되고, 사진은 아이포토로 관리하면 되고, 그 외 연락처는 주소록, 스케쥴은 iCal 등으로 관리하거나 적절한 서드파티를 활용하면 됩니다. 그런데 도대체 문서라든지 자료, 북마크, 스크랩등의 데이터는 도대체 어디에서 관리해야 하느냐? 이것이 문제죠. 맥 유저들은 이미 프로그램에서 적응된것처럼 직관적으로 관리될 수 있고, 편리한 프로그램을 항상 찾아다닙니다.
개인 데이터베이스 구축을 위한 최고의 프로그램이 있습니다.
그 이름도 유명한 Devonthink(데본씽크)인데요.
저 또한 지금까지 여러 자료들이 흩어져서 찾는데 고생을 하고, 2중 3중으로 백업되어 나중엔 저 조차 찾지 못하는 상황을 맞이한 경우가 한두번이 아닌데요. 문서를 비롯한 북마크 및 스크랩 자료들이 맥의 하드, USB, 외장하드, 클라우드, 에버노트 등등 엄청나게 많은곳에 산발적으로 있었기 때문에 제대로 된 관리가 되지 않았다는것이 단점이었습니다.
자료는 모아두었던 것 같은데, 나중에 찾으려고 보면 어디에 있는지 모르는 상황. 그래서 다시 찾아야 되는 상황. 이런 문제가 개인DB인 Devonthink를 활용하여 자료를 관리하도록 저를 이끌었습니다.
사실, 지금껏 몇 번이나 Devonthink로 데이터를 관리하기 위해 시도했었습니다. 하지만 매번 귀차니즘을 이겨내지 못하고 포기했다가 이번에 큰 마음먹고 Devonthink로 자료를 관리하기 위해 작업을 하고 있습니다.
맥용 프로그램중에서 이렇게 좋은 프로그램이 있는데, 이걸 안쓰면 왠지 맥킨토시를 제대로 활용하지 못하는듯한 느낌을 받는것 같아서 약간의 강제성을 띄고도 있습니다. 잘 정리되고 나면 활용도가 높아질 것 같긴 하네요.
일단은 생각나는 모든 자료들을 Devonthink에 때려넣고 있습니다.
먼저 Inbox에 때려박고 나중에 분류하는 형식을 취하니 참 편리하더군요.
현재까진 DB 2개를 생성하여 폴더 트리를 구축하고 거기에 맞춰 자료를 분류중에 있습니다. DB를 1개만 운용할지, 여러개를 운용할지는 미리 고민해보고 선택해야 될 문제인 것 같습니다. 자료가 방대해지면 나중에 이동시키기가 매우 귀찮거든요. 이 부분은 나중에 백업 및 동기화와 관련된 내용에서 다시 포스팅 하겠습니다.
정리하다보니 어디에 넣어야할지 애매한 자료들이 있는데, 이런것들은 나중에 천천히 분류할 생각입니다. 어차피 Devonthink의 강력한 검색기능을 활용하면 되니까요.
에버노트에 있던 자료들도 조금씩 Devonthink쪽으로 넘겨오고 있습니다. 에버노트는 아무래도 경량화 된 노트로 쓰는게 맞아보이네요. 이번에 5버전으로 업그레이드 되면서 좀 더 편리해지긴 했지만, 아무래도 일반적인 자료들은 모두 한 곳(그곳이 에버노트든 Devonthink든)에서 관리하는게 찾는 사람 입장에서 쉽습니다.
Devonthink에서 자료를 관리할 때 좋은점은 2가지 입니다.
2) 거의 대부분의 데이터 미리보기 지원 : 텍스트 파일 뿐만 아니라 PDF, 그리고 심지어 키노트까지 미리보기를 지원하기 때문에 자료를 열람하지 않고도 어떤 파일인지 찾기가 수월합니다. 키노트 미리보기에선 약간의 오류(예를들어 3D 차트가 2D로 나오는 등)의 문제는 있는데, 자료를 찾는데에 불편함은 없습니다. 단 한가지 .hwp인 한글 파일은 미리보기가 지원되지 않기 때문에, 이 파일들은 미리 열람 후 태그라든지 메모등을 활용하여 어느정도 구분자를 넣어줄 필요가 있어보입니다.
혹시라도 정리했던 DB가 날아가는 경우가 생길 수 있습니다.
수 개월 혹은 수 년동안 차곡차곡 모아왔던 자료가 한 순간에 날아간다고 생각하면... 상상만으로도 소름이 돋는데요. (어쩌면 우리들은 너무 자료에 베이스를 둔 삶을 살고 있는 것 같기도 합니다만...)
아무튼 안전한 DB 구축을 위해 백업을 3중으로 하고 있습니다. 드롭박스, 타임머신, 그 다음에 클라우드에 백업을 하는데요. 드롭박스는 실시간으로 동기화 시키고, 타임머신과 클라우드 백업은 일정 주기를 잡아 주기적으로 해야 할 것 같습니다.
Devonthink의 단점이라면 유료. 그것도 약간 비싼 유로 프로그램이라는 점입니다.
pro office 같은 경우 한화로 약 16만원 정도하는 프로그램이니 저렴한건 확실히 아닙니다.
퍼스널버전은 DB를 1개로만 구축할 수 있습니다. 프로버전 이상에선 여러개의 DB를 생성하여 취향에 맞게 관리할 수 있지요. 제 생각엔 Devonthink 파워유저가 아닌 이상, 프로 버전이면 큰 문제는 없을것이라 예상됩니다.
프로 버전은 약 8만원~9만원 정도인데, 이 정도면 한번쯤 시도해 볼 가치는 있을 것 같습니다. 물론 사람마다 생각하는 가치관이 다르니 강제할 수 있는 부분은 아니지만요.
앞으로도 계속 Devonthink에 자료들을 차곡 차곡 모아두고 활용할 계획입니다.
시간이 지났을 때 정리된 자료가 있고 없고는 생산성 차이에서 엄청날 것 같습니다.
직장인 기준으로 술자리 1번 혹은 2번 정도만 참으면 프로 버전은 지를 수 있으니, 나름 괜찮은 것 같기도 하고...
직장인, 대학생 뿐만 아니라 일반 학생들도 한번쯤 사용해 보면 좋을 프로그램입니다.
주 작업 환경이 MAC이고 나중에 논문이라든지 책이라든지 블로깅을 위한 용도로, 혹은 그 외 다른 용도로 자료를 수집하고 관리하고 데이터를 운용하는데 있어서는 역시나 최고인 듯 싶습니다.