[Devonthink pro] 데본씽크 DB 최적화 : 단일 DB? 복합 DB?

데본씽크를 활용하고자 할 때, 사용자가 미리 결정해야 할 사항은 딱 2가지 입니다. 첫번째로, Index 방식 or Import 방식, 두번째로 단일 DB or 복합 DB가 그것인데요. Index or import는 이전글([Devonthink pro] 데본씽크 인덱스(Index) or 인서트(Insert) ??)에서 포스팅 하였습니다.
오늘은 단일 DB or 복합 DB 를 결정하여 데본씽크의 DB를 최적화하는 내용입니다.

데본씽크 퍼스널 버전이 아닌 pro 이상 버전에서는 복합 DB로 개인 데이터베이스를 운용할 수 있습니다. 각각의 DB에는 얼마든지 많은 용량의 자료가 들어갈 수 있기 때문에, 단일 DB냐, 복합 DB냐의 문제는 다분히 개인적인 성향이라고 할 수 있는데요. 데본씽크를 사용하는 가장 큰 이유 중 하나는 바로 생각날 때마다 자료를 모아놓고, 나중에 강력한 검색 기능을 통해 높은 생산성을 나타내기 위함이기 때문에, 복합 DB라고 하더라도 너무 많은 DB를 생성할 경우에는 관리가 힘들어질 뿐만 아니라, 동기화 백업 문제, 그리고 가장 중요한 검색에 대한 문제가 나타납니다. 기본적으로 데본씽크는 검색어를 입력했을 때, 1개의 DB만을 검색해줍니다. 즉, 아무리 DB를 분리하여 연결하는 방식으로 관리해놓았다고 하더라도, 검색어는 1개의 DB에서밖에 활용할 수 없습니다. 따라서, 빠른 검색을 위한다면 DB의 갯수는 최소화 하는게 유리합니다.


▶ 폴더트리 구축 방법

개인적으로 예측해 본 결과, DB의 갯수는 4개가 넘어갈 경우 자료 검색에서 생산성이 떨어질 것으로 판단됩니다. 아무리 자료가 많아도 하나의 DB 혹은 2~3개의 DB에 어떻게든 집어넣어 관리하는것이, 자료 검색에 용이합니다.

데본씽크 DB를 최적화하고 잘 관리하기 위해서는 아무래도 DB안에 포함되는 폴더 트리를 잘 구축해두어야 할 필요가 있을 것 같습니다. 아무리 검색이 뛰어난 데본씽크 이지만, Inbox 폴더 1개로는 제대로 된 파일관리가 힘들고, 복잡한 폴더 트리에서는 데본씽크를 사용할 아무런 의미가 없으니까요.
폴더 트리를 구성하는 방법 중 추천되는 방법은 마인드맵을 활용하는 것입니다. 일목요연하게 폴더트리를 구축하고 볼 수 있고, 추후에 다른 폴더트리가 생성될 경우 추가가 용이하여, 한 눈에 파악하기 좋습니다. 저는 마인드맵 프로그램으로 맥용 마인드맵 프로(링크)를 사용중입니다. 자주 사용하는것은 아니고, 가끔씩만 사용합니다만 그럴때마다 아주 유용하게 사용중입니다.

폴더트리는 처음부터 완벽하게 구축할 순 없다고 봅니다. 시간이 지나면서 관심사가 바뀌고 찾는 자료가 변하기 때문인데요. 이럴때에는 나중에 폴더트리를 수정하여 자료를 모으는 방법이 좋아보입니다. 저는 처음에는 기본적인 줄기만 형성해두고 나중에 추가되는 자료들을 보고 폴더트리를 맞춰 구축하는 방법으로 활용하고 있습니다.



▶  데본씽크 DB 최적화

저같은 경우에는 복합 DB를 선택하여 현재까지 총 2개의 DB를 운용중에 있습니다.
각각의 DB는 성능과 중요도 및 데이터 용량 등을 고려하여 적절히 분류해 놓았습니다.

1. Data DB : Data DB는 첫번째 DB이며 2개의 DB중에서는 좀 더 중요한 DB입니다. 이곳에는 여러가지 자료들이 들어갑니다. 개인적인 자료 및 양식부터, 즐겨 사용하는 웹클립, 회사 관련 자료들, 블로그와 관련된 자료를 비롯하여 글쓰기, 책쓰기 등에 대한 대부분의 자료가 여기에 포함됩니다. 이곳에는 주로 웹클립과 각종 양식들, 강의 자료를 비롯한 프레젠테이션 자료들과 블로그 및 글쓰기에 대한 자료들로 구성되어 있기 때문에, 용량이 그렇게 크진 않습니다. 따라서 동기화 및 백업이 편리하고, 회사, 노트북을 오가며 언제나 최신 데이터들로 구성 된 DB를 활용할 수 있습니다.

2. Lecture&Image DB : 두번째 DB는 각종 강의자료 와 이미지 자료들을 저장하는 데이터베이스입니다. 여기에는 대부분 용량이 큰 자료들이 들어갑니다. 클라우드 동기화 시스템의 용량이 여의치 않아지면, 이 DB는 동기화에서 제외할 예정입니다. 동기화에서 제외하고 나서부터는 PC 하드 및 주기적으로 클라우드에 DB 자체를 업로드하는 형태로만 활용할 계획입니다. 1번 DB가 3중으로 백업되어 있다면, 2번 DB는 2중으로만 백업(주기적 타임머신, 주기적 클라우드 업로드)합니다.


2개의 DB로 운용중에 있는데, 현재까진 아무런 문제없이 잘 사용중입니다. 데본씽크는 자료가 쌓이면 쌓일수록 더욱 더 강력한 퍼포먼스를 보여주기 때문에, 자료가 늘어날 때까지는 지속적으로 자료를 취합하고 관리해주는 꾸준함이 동반되어야 할 것 같습니다.

저 같은 경우 워낙 정신 사나운 스타일이라… 지금까지 어떤 자료는 여기에 있고, 어떤 자료는 여기에 있고… 이렇게 되다보니 찾는것도 힘들고, 관리하기도 힘들 뿐만 아니라 중복된 자료를 백업하게 되면서 백업 용량에 대한 리스크가 있더군요. 데본씽크 하나에서 모두 관리하기 시작한 이후 부터는 그런 우려사항은 말끔히 해결된 듯 합니다.

요즘에는 생각날 때 마다, 찾을 때 마다, 조금이라도 중요하고 나중에 찾아볼 의향이 있을 것 같은 자료는 무조건 데본씽크에 때려넣고 있습니다. 역시나 Inbox에 때려넣은 후 나중에 분류하는 방식이 좋더군요.

데본씽크는 하나의 DB안에 얼마든지 하위 폴더트리를 만들어낼 수 있기 때문에, 꼭 복합 DB가 유리한것은 아닙니다. 개인적 스타일에 가장 많은 영향을 받는 부분일 것 같습니다. 가장 중요한것은 DB를 생성할 때, 이 DB가 동기화가 수시로 가능한지, 백업이 편리한지 등을 판단하는 일입니다.

데본씽크를 활용하면서부터 자료 수집 및 관리가 즐거워 지네요.
쓰면 쓸수록 왜 사람들이 데본, 데본 하는지 알 것만 같습니다.^^;